TERMINOS Y CONDICIONES

Normas Generales de Alojamiento

Check-in se realizar después de las 14:00h.
Si los equipos quieren realizar el check-in antes de las 14:00h, tendrían que pagar una noche extra. Recuerde que la mayor parte de las habitaciones sólo estarán disponibles entre las 15:00h, lo que significa que, generalmente, no será posible realizar el check-in de su habitación en el momento que llegue a su destino.
Check-out antes de las 12:00h, lo que significa que los equipos tienen que salir de sus habitaciones antes de las 12:00h del día de salida. Si los equipos no salen de sus habitaciones antes de las 12:00h, deberán cancelar una noche extra adicional.
No será reembolsado ningún pago si el equipo cancela a cualquier persona de la reserva 30 días antes del inicio del torneo (esta política no se aplica si un jugador presenta un certificado médico - consulte la política de cancelación).
Condiciones válidas para las reservas realizadas a través de Sport Voyager Colombia. (Sujeto a la confirmación de disponibilidad en el día de la reserva).
Los precios pueden cambiar si usted reserva después de las fechas establecidas.

Alojamiento en Hoteles

Por favor, consulte con el equipo de Sport Voyager Colombia las fechas de alojamiento.
Por favor, consulte con el equipo de Sport Voyager Colombia su opción de alojamiento, desayuno y cena.
El precio por persona en alojamiento en hotel se basa en 3 o más personas por habitación para la delegación de deportistas.
Cuando los equipos deciden participar con el paquete básico de alojamiento, es Sport Voyager Colombia es quien decide cuántas personas se alojarán en cada habitación de acuerdo a la disponibilidad del hotel.
Los equipos que participan con el precio del paquete básico por persona no pueden decidir cuántas personas se alojarán en cada habitación, a menos que paguen un costo adicional para que las habitaciones estén ocupadas por 1 o 2 personas.
Si un equipo ha reservado con antelación un alojamiento específico, éste podrá cambiarse en cualquier momento hasta 30 días antes del comienzo del torneo por cuestiones logísticas de la Colombia International Volleyball Cup 2022.
Sport Voyager Colombia gestiona todas las asignaciones de habitaciones para los equipos en sus alojamientos, y cualquier cambio en las asignaciones de habitaciones debe ser aprobado por la compañía y el cuerpo técnico.
Debido al número limitado de habitaciones por piso, su equipo puede dividirse en diferentes pisos. Sport Voyager Colombia no tiene poder de decisión sobre este asunto, que es responsabilidad exclusiva de los hoteles.
Algunas habitaciones de hotel tienen una cama doble para dos personas, en cuyo caso dos personas tendrán que compartir la misma cama.
Para las habitaciones de 3 o más personas, no todos los hoteles tienen ocupación triple, por lo que el hotel puede poner una o dos camas supletorias o un sofá cama en una habitación doble, que puede no ser de idéntica calidad y confort.
Alimentación (desayuno y cena). Desayuno en el hotel. La cena, dependiendo de la opción, pueden ser en un restaurante cercano y/o en el restaurante del hotel.

Para la obtención del cupo para participar en el Torneo todos los equipos cancelan una cuota de inscripción descontable del valor total del paquete adquirido.
Condiciones válidas para las reservas realizadas a través de Sport Voyager Colombia. Sujeto a la confirmación de la disponibilidad el día de la reserva. Póngase en contacto con nosotros para conocer los precios.

Hotel para los Familiares

Para los padres y los familiares, los precios son los mismos de los jugadores con acomodación doble.
Los padres y familiares pueden reservar su hotel a través de Sport Voyager Colombia paquete completo.
Tenga en cuenta que al reservar su alojamiento a través de intermediarios y no directamente a través de la organización de Sport Voyager Colombia no podrá beneficiarse del paquete Sport Voyager Colombia que en la mayoría de los casos incluye ventajas en el transporte local y condiciones especiales en el acceso a los complejos.
No es posible reservar noches por aparte o sueltas. El número mínimo de noches está de acuerdo con el paquete Sport Voyager Colombia.

No se incluye

Extras personales.
Traslado al aeropuerto de manera individual.
Transporte a los lugares no establecidos en el paquete ofertado.
Servicio de guía para los equipos.
Todo lo que no esté debidamente descrito como incluido en el programa o paquete de viaje.

Lista de habitaciones (Rooming List)

Para evitar retrasos en el registro, los equipos deben presentar una lista definitiva de personas que se hospedan con número de identificación (Pasaporte – Tarjeta de Identidad – cédula de ciudadanía), se debe hacer llegar 30 días antes del comienzo del torneo. Esta información es obligatoria.
Si el equipo envía esta lista después de 30 días, será penalizado (USD 50 por persona).
Si el equipo no envía la lista de habitaciones hasta 30 días antes del comienzo del torneo, Sport Voyager Colombia no se hará responsable de los cambios de última hora relacionados con las reservas de habitación realizados por la información del alojamiento a la llegada del equipo.
Si el equipo cancela o cambia algún jugador, tutor o miembro de la familia de la lista original, este cambio debe ser aprobado por Sport Voyager Colombia y se pueden cobrar tasas adicionales.
Cualquier modificación de la lista de habitaciones diez (10) días antes del torneo puede no ser aceptada por el hotel o puede suponer un recargo.
La lista de habitaciones no se enviará al equipo para su cumplimentación hasta que el saldo esté totalmente liquidado.

Alimentación

No todos los alojamientos tienen un horario de desayuno temprano, en caso de tener un partido temprano le pedimos que se ajuste y acuerde con la recepción la hora deseada, Sport Voyager Colombia no se hará responsable de los horarios de comida fuera del horario normal de comidas.
En caso de que note que puede perder la hora del desayuno o de la cena debido a retrasos, por favor, informe al alojamiento o a nuestro personal para evitar inconvenientes.
Como organizadores nos encargaremos de estos aspectos, sin embargo, si se trata de un viaje privado, es posible que no lo sepamos si no se nos informa.

Confirmación de Participación

Para garantizar la reserva de su equipo es necesario realizar un primer pago en las fechas establecidas en el contrato.

Nota: El primer pago se descontará del total. Este primer pago no es reembolsable.

Transportación

Los traslados al aeropuerto – hotel – aeropuerto aplican para la delegación completa.
Los equipos deben enviar el itinerario de vuelo a Sport Voyager Colombia al correo administrativo@sportvoyager.com 45 días antes del inicio del torneo.
Se debe informar a Sport Voyager Colombia el itinerario de vuelo sino se hace saber ésta información con 45 días antes del viaje, el primer servicio de aeropuerto no se realizará y los equipos tendrán que organizar el desplazamiento aeropuerto - hotel.
Sport Voyager Colombia no programará ningún itinerario o programa y no se hará responsable de ninguna programación o gestión de autobuses de ningún tipo por parte del equipo, sino que pondrá en contacto al líder del equipo con la compañía de autobuses para que puedan gestionar todo entre ellos.
Las modificaciones del itinerario de vuelos durante el torneo deben ser comunicadas al representante de la compañía mediante un correo electrónico a colombiavolleycup@sportvoyager.com.
Ningún conductor puede aceptar ningún cambio sin el permiso del supervisor de Sport Voyager Colombia.
El primer día de competición, el autobús estará disponible en el hotel antes del comienzo del primer partido hora previamente informada al entrenador o representante del equipo para que estén disponibles. Los equipos que no estén listos para la recogida se dejarán y tendrán a su cargo el desplazamiento al sitio de competencia.
Cualquier retraso que se considere responsabilidad de la empresa de transporte, Sport Voyager Colombia se reserva el derecho de eximirse de cualquier responsabilidad, en caso de averías, accidentes, retrasos o cualquier otra incidencia derivada del uso de este transporte y que pueda implicar la no asistencia del equipo.

Traslados a los partidos

El servicio de transporte está incluido durante el torneo, el equipo tiene solamente 10 minutos de tolerancia en su horario para el traslado al partido del alojamiento a los campos. Después de esos 10 minutos el bus partirá, aunque no esté presente. En ese caso, usted tendrá que buscar su propio transporte.
Si un mismo equipo tiene dos (2) partidos o más programados en el mismo día y en el mismo complejo, uno por la mañana y otro por la tarde, la organización garantizará solamente el transporte de esos equipos en el período de la mañana, para el primer partido, y en el período de la tarde, después del último partido, se debe prever almuerzo.
Si su club participa con 2 o más equipos, recuerde que todos los equipos pueden viajar en traslados diferentes, aunque esté previsto que salgan del mismo hotel, al mismo tiempo, para el mismo destino.
Todos los equipos deben respetar los horarios de traslados predefinidos para los partidos y no pueden usar este servicio fuera de los horarios programados, aunque deseen asistir a un partido de un equipo diferente, sea o no de su club.

Traslados al aeropuerto

El transfer In y Transfer Out se realiza en grupos como mínimo de 14 pasajeros.
Los equipos que se desplacen al torneo deberán informar a Sport Voyager Colombia de su horario de vuelo 45 días antes del comienzo del torneo. Si se informa después de esta fecha, Sport Voyager Colombia no garantizará este servicio.
Los traslados aeropuerto – hotel – aeropuerto son exclusivos para los equipos, por lo tanto, no para las personas que no reservan el paquete completo de viaje a través de Sport Voyager Colombia.
Los familiares no podrán subir al autobús si no han reservado el paquete de viaje con Sport Voyager Colombia
Si el equipo llega o sale en varios vuelos con varios horarios de llegada/salida y si los grupos tienen menos de 14 personas, Sport Voyager Colombia no garantiza varios traslados, sino un solo traslado de grupo. El responsable del equipo deberá elegir un solo traslado para el grupo o contratar varios traslados con el costo o valor asociado a cada uno de ellos, ya que este servicio se contrata como un viaje a la llegada y otro a la salida.
Para otras condiciones, relacionadas con nuestros traslados al aeropuerto, escribir al correo administrativo@sportvoyager.com.

Contacto entre el equipo y la organización

Los equipos deben realizar toda la comunicación, incluidos los pagos, a través de un único intermediario para facilitar la comunicación entre el equipo y la organización por medio de correo electrónico correspondiente de cada aérea y, al mismo tiempo, disminuir el riesgo de pérdida de información.
En caso de que haya equipos que realicen pagos de forma individual, se añadirá un incremento del 20% a cada pago para sufragar los costos administrativos.

Pérdida o robo

La organización no asume ninguna responsabilidad en caso de robo del material deportivo o de las pertenencias personales de los participantes en el alojamiento, el transporte o las instalaciones deportivas.

Normas de conducta

Los líderes de equipo, indicados en la lista de participantes, son responsables del comportamiento de sus jugadores en caso de daños causados a las instalaciones deportivas, los vestuarios, el alojamiento, el transporte u otras instalaciones.
En caso de daños, la persona responsable debe ponerse inmediatamente en contacto con el personal de la organización.
En caso de duda en la interpretación de las reglas del torneo deberá contactar directamente con el personal de la organización.
Debe respetarse el silencio en los alojamientos entre las 22:00h y las 8:00h.
Hay que respetar los horarios de las comidas. Los equipos pueden perder sus comidas si llegan después de la hora indicada. En caso de retraso en un partido o en cualquier transporte, deberá informar a la organización de dicha situación.
Está prohibido viajar en cualquier transporte sin indumentaria deportiva.
La falta de respeto a estas normas será analizada por la organización del torneo y puede suponer la exclusión del torneo y del alojamiento.

Documentos

El líder de equipo debe conservar en su poder toda la documentación del equipo.
En caso de viajar a Colombia serán necesarios los documentos de autorización de menores, pasaportes, carnet de vacunas y otros certificados que puedan ser necesarios.
El torneo no acepta ninguna responsabilidad por la negación de autorización de entrada a los participantes en un país extranjero; en estos casos, se aplicarán las condiciones de cancelación del viaje, siendo los clientes responsables de los costos que dicha situación pueda conllevar.

Los documentos válidos son:

Para los equipos extranjeros sólo aceptamos como identificación de los jugadores el pasaporte.
Los jugadores procedentes de países en los que no es obligatoria la presentación del pasaporte para entrar en Colombia, la organización sólo necesitará una tarjeta de identificación válida (tarjeta legal de una institución gubernamental y plastificada).
Para los equipos nacionales se requiere tener la tarjeta de identidad siempre presente como identificación si se requiere.
Durante el Check-in, la organización pedirá a los equipos la documentación anteriormente expuesta según la nacionalidad.

Seguros y responsabilidad civil

Cada jugador debe tener un seguro médico EPS – Prepagada (equipos nacionales).
Los participantes de países que no tienen contrato de seguro médico con Colombia deben tener un seguro médico personal.

Acreditación

Acreditación Online:

Los responsables de los equipos deberán subir a la plataforma como máximo 21 días antes del inicio de la competición, y en caso de que también tengan listas de habitaciones para el alojamiento, se aplica el mismo plazo límite de 30 días.
Después de esta fecha se cobrará un cargo adicional de 10 dólares por jugador en caso de no tener alojamiento y de 20 dólares por persona en caso de tenerlo.
Tenga en cuenta que el periodo de gracia adicional para situaciones excepcionales y para poder aceptar acreditaciones en línea fuera del plazo de 21 días es de un máximo de 5 días adicionales.
La organización valida la inscripción de los jugadores con toda la documentación enviada y procede a la acreditación online a través del listado de jugadores inscritos en la web, verificando la información de todos los jugadores inscritos junto con la documentación enviada por el responsable del equipo.
Si hay algunos jugadores que al momento de la validación aún no tienen su foto cargada en el sistema, no tendrán su acreditación válida y no se generará la respectiva tarjeta virtual de la competición que permite la participación en la competición, hasta que se confirme la documentación junto con la foto cargada en el sistema.
Los jugadores que no sean verificados en la acreditación online (La foto del jugador tiene que estar en el sistema en el momento de la confirmación en el backoffice por parte de la organización), no podrán participar, aunque se presenten el día del partido con algún documento de identificación personal.

Los documentos válidos son:

- Para los equipos de COLOMBIA aceptamos la tarjeta de identidad.

- Para los equipos extranjeros sólo aceptamos la identificación de los jugadores que tengan una identificación válida (Pasaporte de viaje).

- Durante el Check-in, la organización pedirá a los equipos internacionales la documentación del seguro de viaje, que debe cubrir a los participantes hasta el final del torneo. Si no se proporciona este documento, el equipo no podrá participar en la competición.

Acreditación presencial

El líder de equipo sólo está autorizado a realizar la acreditación en persona para recoger el material del equipo si se ha completado el proceso de acreditación online.
Todos los equipos verificados y con la acreditación realizada online, sólo tendrán que recoger el material necesario en la oficina de la competición no siendo necesario pasar por largas colas en los días reservados para ello.
Si tiene algún jugador pendiente de verificar por la organización, el mismo no podrá ser validado en el momento de acudir a la oficina para proceder a la acreditación en persona, salvo en casos extremos en los que necesite sustituir a un jugador lesionado por otro.
Sólo la persona designada por el equipo debe estar presente en la acreditación presencial para recoger las credenciales, las pulseras y recibir alguna información importante.
Los equipos sólo serán visibles online en nuestro sitio web en el área de grupos y partidos una vez que se haya completado todo el proceso de acreditación de equipos en línea. Hasta entonces, el equipo no estará oficialmente inscrito y podrá ser excluido de la competición y sustituido por otro equipo local.
Si los responsables de los equipos no realizan la acreditación en persona, los equipos NO podrán participar en el primer partido.

Cancelación del Torneo

En caso de que el torneo no se realice o sea aplazado debido a acontecimientos ajenos a la voluntad de los organizadores del torneo (por fuerza mayor), o debido a acontecimientos que no sean atribuibles a la intención de los organizadores o a una negligencia grave, los organizadores del torneo no serán responsables de ningún daño, costo o pérdida, como los costos de transporte, los costos de alojamiento, los costos para órdenes adicionales, las pérdidas financieras, etc.
En estas circunstancias, los organizadores del torneo se reservan el derecho de conservar en su poder todos los derechos de participación y alojamiento, u otros pagos, y utilizarlos para un futuro torneo o reembolsar el responsable del equipo una vez deducidos los gastos ocasionados por la organización del torneo y que no hayan podido ser recuperados de terceros.
- Sport Voyager no se responsabiliza en ningún caso de los daños o pérdidas económicas que puedan producirse en caso de guerra, guerra civil, revoluciones o disturbios civiles, o por actuaciones de las autoridades, huelgas, bloqueos, catástrofes naturales, conflictos de transporte, secuestros, accidentes del Ejército y la Marina, epidemias, atribuibles a causas de fuerza mayor con problemas de cuarentena, regulaciones aduaneras o leyes de inmigración, incendios, accidentes de tráfico, enfermedades, robos, fraudes, violencia, relaciones heterosexuales o eventos similares, antes, durante y después del torneo. Estos problemas se resolverán bajo la responsabilidad de los equipos y no son responsabilidad de Sport Voyager o de la organización local.

Condiciones meteorológicas adversas y política de Covid:
En el caso de que el torneo se cancele o se modifique debido a condiciones meteorológicas adversas u otros imprevistos, el comité de competición determinará el reembolso de los pagos (si los hubiera) o de una parte de los mismos (si los hubiera) después de liquidar todas las cuotas y los gastos que ya se hayan asignado a nuestra organización.

- Si la competición se cancela por COVID-19, 60 díasantes del inicio de la competición, se cobrará un 10% de tasa (cancelación por equipo) por equipo.
- Si la competición se cancela por COVID-19, 30 días antes del inicio de la competición, se cobrará un 20% de tasa (cancelación de equipo) por equipo.
- Si la competición se cancela a causa del COVID-19 una vez iniciado, no se reembolsará ninguno de los pagos realizados previamente.

Reglamento de cancelación

Las siguientes condiciones se aplican a las anulaciones de grupos o a las anulaciones individuales. La cancelación debe notificarse por escrito, antes del inicio del torneo. El día en que Sport Voyager reciba la notificación será la fecha efectiva de la cancelación. Es responsabilidad del responsable del grupo informar a todos los participantes de la política de cancelación. Si alguna persona o todo el grupo cancela su participación en cualquier momento después de la reserva, se cobrarán los siguientes gastos de cancelación.
El primer pago inicial que garantiza la participación no será reembolsado.
En caso de que un participante cancele su participación 90 días antes del torneo, se podrá reembolsar el 100% de los gastos de alojamiento, transporte u otros, siempre y cuando no se hayan deducido ya los gastos incurridos para la organización del torneo y que no se hayan podido recuperar de terceros.
En caso de cancelación de un participante entre 89 días y 60 días antes del torneo se cobrará el 50% de los gastos de alojamiento, transporte u otros.
En caso de cancelación de un participante después de 44 días antes del torneo y hasta el final del mismo, se cobrará el 100% de los gastos de alojamiento, transporte u otros (en caso de que un participante cancele con un certificado médico, el reembolso será la cantidad correspondiente de 100 usd
En caso de cancelación de un participante debido a retrasos en el transporte, huelgas o razones de fuerza mayor, Sport Voyager no reembolsará los gastos.
En el caso de que un equipo no se presente a un partido, Sport Voyager no se hace responsable y no hará ningún reembolso.

Información de pago

Calendario de pagos

Primer pago
Para asegurar su reserva de plaza es necesario realizar inscripción del equipo en la fecha establecida. Después, el responsable del equipo tendrá acceso a la plataforma SV NETWORK, que le permitirá registrar a sus jugadores en el sistema por adelantado.

En caso de ser un equipo "no local" (con alojamiento en el torneo), el importe es de 1000 dólares (por equipo y por torneo) hasta 15 días después de la inscripción. En el caso de los equipos locales, el importe (por equipo) equivale al 20% de la cuota de inscripción.

Nota: El primer pago se descontará del total. Este primer pago no es reembolsable.

Segundo pago
90 días antes del inicio de la competición, el equipo debe enviar el 50% del importe total. Los equipos pueden cancelar la participación de los jugadores hasta 90 días antes de la competición, después de esta fecha es obligatorio presentar un certificado médico (véase la política de cancelación en los términos y condiciones)

Último pago
30 días antes del inicio de la competición, el equipo debe pagar el 100% del importe total, por todas las tasas de alojamiento/participación y los participantes con o sin alojamiento. Tanto los dirigentes como los jugadores pagan esta cuota.

En caso de ser un equipo "no local" (con alojamiento con Sport Voyager), si el saldo de pago de la reserva del paquete de alojamiento en nuestro torneo sigue abierto después de la última fecha límite de pago, Sport Voyager Colombia informa que no realizará ningún pago por adelantado en su nombre o en el del equipo y de esta manera el alojamiento supuestamente contratado se reserva el derecho de cancelar sin ninguna devolución de las cantidades pagadas previamente.
En el caso de equipos que posteriormente deseen realizar algún pago fuera de la fecha límite de pago, y con su reserva ya anulada por falta de esta, informamos que se realizará una nueva solicitud de disponibilidad y cotización al alojamiento. En caso de que haya disponibilidad en el alojamiento, este presupuesto será probablemente más caro que el valor previamente acordado, es decir, el importe final a pagar por persona no será el mismo.
Por lo tanto, además de que los equipos tengan su alojamiento cancelado, Sport Voyager tampoco podrá incluir a los equipos en el sorteo del calendario de partidos.
En caso de ser un equipo "local" (sin alojamiento con Sport Voyager), si el saldo de pago de la reserva de participación en nuestro torneo sigue abierto después de la última fecha límite de pago, Sport Voyager informa que la participación será cancelada y Sport Voyager no podrá incluir a los equipos en el sorteo del calendario de partidos.

Equipos excluidos por retraso en los pagos:

Si tiene una cantidad pendiente en los 20 días anteriores al inicio de la competición, tenga en cuenta que su equipo quedará fuera de la competición.

Pagos de última hora para jugadores adicionales:

Para casos especiales con inscripciones de jugadores de última hora, la organización no acepta transferencias bancarias internacionales 15 días antes de la fecha de registro del equipo. Para este pago excepcional de última hora, el importe pendiente debe abonarse en efectivo o con tarjeta de crédito en la Oficina de Acreditación de la organización.

Pago pendiente a la llegada:

En caso de que falten cantidades pendientes en el momento de la llegada:

Los grupos que viajen en avión no dispondrán de traslados al aeropuerto ni se les permitirá registrarse en el alojamiento sin que el saldo pendiente haya sido liquidado con las sanciones económicas a lugar por pargo extemporáneo en la oficina de Sport Voyager Colombia.
Los grupos que viajen en bus o por sus propios medios, no podrán registrarse en el alojamiento sin que el saldo pendiente haya sido liquidado con las sanciones económicas a lugar por pargo extemporáneo en la oficina de Sport Voyager Colombia.
Los grupos que no tengan ningún tipo de alojamiento contratado con Sport Voyager Colombia, no podrán realizar la acreditación ni comenzar el primer partido del torneo.

Métodos de pago

Pago por transferencia bancaria:

Tenga en cuenta que todos los gastos de transacción bancaria deben ser pagados por los equipos. Los pagos deben realizarse en dólares al valor de la TRM del día en que realicen la transferencia o el pago. Tenga en cuenta que no aceptamos cheques personales ni de empresa. No olvide mencionar el número de referencia del pago y el nombre del equipo cuando realice el pago, ya que debe mencionarse en la descripción de la transferencia.

Sport Voyager Colombia no acepta transferencias bancarias internacionales 15 días antes de la fecha de facturación del equipo.

Pago con tarjeta de crédito:

En esta modalidad se añadirá un importe adicional del (5%) por cada pago.

Todo pago debe ser enviado siempre en formato PDF al correo administrativo@sportvoyager.com.

Declaración de autorización para el uso de la imagen

A partir de la inscripción y el registro, a todos los efectos legales, se autorizará el uso de la imagen del Club, de los entrenadores y de los jugadores para fines de inscripción, publicidad del evento, de forma definitiva y gratuita, contenida en fotos y filmaciones.
Las imágenes podrán ser expuestas: parcial o totalmente, en presentaciones audiovisuales, publicaciones y publicidad nacional e internacional, así como estar disponibles en el banco de imágenes resultante de la investigación y en Internet y otros medios futuros. Al tratarse de la expresión de la voluntad del club, de los entrenadores y de sus jugadores, no tendrán nada que reclamar en nombre de los derechos relacionados con la imagen de éstos o de cualquier otro.
Toda la información se aclara en la renuncia y el acuerdo firmado y aceptado por el responsable del equipo en el momento de la acreditación.